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【Web会議におすすめのツール3選】自社にあった最適なツールの選び方

リモートワークやテレワークの普及に伴い、Web会議システムを導入する企業が増えています。

Web会議はインターネット環境があれば「いつでも・どこでも」会議に参加することができ、資料の共有も可能です。

また、今までは会議のために従業員の移動や場所の確保などが必要でしたが、Web会議を導入することでこれらの事務にかかわる諸経費を大幅に削減することもできます。

従業員にとっても会社にとってもお互いにメリットの多いWeb会議。

ですが、いざ使ってみようと思ったときに、[無料版・有料版]があったり、たくさんのWeb会議ツールがあってどれを使うのが良いのか悩む方も増えているのではないでしょうか。

そこで今回は、自社で本当に必要なツールを選ぶためにどういった観点が必要なのか、チェックすべきポイントやおすすめのツールを紹介します。

 

初めてのWeb会議でツールを選ぶコツ

Web会議ツールは目的に合わせて選ぶことが大切です。
まずは、自社に合ったものが選べるように”選び方のコツ”を見ていきましょう。

まずは無料版やお試し版で試す

本導入前に、無料版やお試し版で気になったツールを実際に使ってみましょう。
そうすることで、基本的な機能や使いやすさなどを他の製品と比べたり、このツールが自社に合っているのかを知ることができます。

  • 使いやすさ
  • どんな機能があるのか
  • 画質や音質はどうか
  • 通信は安定しているか
  • 自社に合っているか

などなど、社内会議などで実際に使ってみてから選ぶのをオススメします。

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有料版を買う前にまず無料版で色々試してみるのがおすすめです!

 

参加人数や規模に合わせる

Web会議システムを選ぶうえでは、利用シーンや会議の規模も重要なポイントです。
Web会議ツールの中には「少人数に適したもの」から「数百人規模の大人数向けのもの」まであります。

  • 1対1などの少人数や少数拠点で使用するのか
  • 数百人規模の大人数や全国の拠点を接続する多拠点で使用するのか

利用シーンや規模によってはWeb会議システム自体に高い品質が求められます。
コストの面でも月額定額制のものもあれば、課金制で使用ごとに費用がかかってしまうものもあります。
どのような利用シーンや規模で使いたいのか、規模に見合ったシステムを選ぶようにしましょう。

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参加人数の上限はシステムやプランによって変わってくるのでチェックが必要です。

 

必要な機能があるか

Web会議システムは製品によって備えられている機能が異なります。
システムを選ぶ際は、自社で必要としている機能があるかどうかも確認しておきましょう。

例えば、

  • 会議を録画しておける「録画機能」
  • 画面を共有できる「画面共有機能」
  • 書き込みができる「ホワイトボード機能」
  • メモやURLの送信に便利な「チャット機能」

など、それぞれの製品の強みが異なってきます。

自社ではどの機能が必要なのか?
そして、その条件を満たすシステムを選ぶことがWeb会議をスムーズに運営する大きなポイントです。

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多機能なものは少し使い方が複雑…。
社内で大勢の人が理由するなら誰にでも簡単に使えることが大切です。

 

Web会議システムを選ぶ比較ポイント

次にWeb会議システムを選ぶとき、どのようなポイントで見ていけば良いのかについて紹介します。
適切に選ぶことで費用対効果を十分に発揮し、働き方や業務効率が大幅にアップする可能性もあります。
ぜひ参考にしてみてください。

誰でも簡単に使えるか

Web会議システムには、

  • 主催者が発行したURLにアクセスするだけで参加者が利用できるもの
  • 参加者側が専用のアプリをダウンロードしないと利用できないもの

の2パターンあります。
アプリをダウンロードするタイプの場合、事前に相手にアプリをダウンロードしておいてもらう必要があります。

Web会議は、リモートワーク時の会議、社外会議、商談、社員研修、セミナー、採用面接など利用シーンは多岐に渡ります。
なのでできれば、URLをクリックするだけで誰でもWeb会議に参加できるタイプの方が、相手にとっても手間がかからず利便性が高くおすすめです。

同時接続人数は何人までか

Web会議システムによって、参加できる人数が2人だけのものもあれば、数十人〜100人規模のもの、人数上限がないものなど様々です。
人数が増えるほど、Web会議システムも高性能になり料金も変わってきます。

  • 現在行っている会議の最大人数
  • Web会議で行いたい会議規模

など、想定人数を見極めた上でシステムを選ぶようにしましょう。

通話時間制限はあるか

Web会議システムには種類やプランによって時間制限が変わってきます。
また、「Web会議を頻繁に行うかどうか」、使用目的によって向き不向きもあると思います。

Web会議システムの中には、

  • 無料版は「1通話40分まで」
    有料版は「通話無制限」と決められているもの
  • 「1日トータルで◯時間まで」と決められているもの

があったります。
こちらも自社でどのようにWeb会議を活用していきたいのか、よく見極めた上で選定してみてください。

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個人的に言うと…、企業で利用するなら無料版よりも有料版がおすすめです。

 

セキュリティ対策は万全か

Web会議システムはネット回線を利用して、音声、映像、共有資料、録画、録音データなど様々なデータを扱います。
そのためセキュリティ対策は必須です。
セキュリティレベルが弱いと、情報漏洩、サイバー攻撃なども十分ありえます。

気になっているWeb会議システムは、「クラウド型」なのか「オンプレミス型」なのかまずは確認をしてみてください。
機能面だけでなく、セキュリティレベルもしっかりと確認しておくことをおすすめします。

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使い方を間違えると情報流出の危険性があるので要注意!

 

おすすめのWeb会議システム3選

では最後に[無料版/有料版]、[セキュリティ面が安心なオンプレミス型]なども含めおすすめのWeb会議システムを3つ紹介します。
ぜひ、自社のニーズに合ったものを決める際の参考にしてみてください。

Zoom(ズーム)

日本でシェア率No,1のWeb会議システム。(2020年5月時点)
[画面共有][録画機能][チャット機能]など多くの機能がありながら初心者でも使いやすいのが特徴です。

その他にも、背景を自由に変更できる便利機能もあります。
「テレワークでプライベート空間を見せたくない」などと言ったプライバシー対策にもおすすめです。

また参加者は、アプリのダウンロードをしなくても主催者から発行されたURLをクリックするだけで簡単に参加ができます。
相手にとっても手間がかからず、参加の敷居が低いのも特徴です。

料金は無料プランは0円ですが、40分経つと自動的に終了してしまいます。
有料プランも含めて気になった方はサイトを訪れてみてください▼
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Zoom

Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)

Officeアプリに使い慣れている人であれば、「Microsoft Teams」がおすすめです。

  • 録音、録画
  • 画面共有
  • チャット
  • デジタルホワイトボード
  • メモ機能
  • ファイルの同時編集

など、使い慣れていることでリモートでも生産性を高められます。
またWeb会議への参加方法も、主催者側からの発行されたURLをクリックすれば簡単に参加ができます。

無料版だと最大300人、最長60分まで(2021年6月31日まで)
有料版だと最大10,000人、24時間可能です▼
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Microsoft Teams

 FreshVoice(フレッシュボイス)

フレッシュボイスの一番の特徴は、オンプレミス型の高いセキュリティ面で信頼性が高いところです。
その他にも接続の安定性もしっかりとあり、複数拠点同時発言でも途切れずに聞き取れる質の良い音声です。

また最大で200拠点まで同時接続でき、小規模〜大規模な打ち合わせ・重要な会議・商談などあらゆるシーンにオススメ。
ホームページには有料版の情報しか記載されていませんでしたが、直接問い合わせをすると無料トライアルをさせてくれるみたいです。気になる方は一度問い合わせをしてみてください▼
https://www.freshvoice.net/

freshvoice

自社に合ったWeb会議システムを選ぼう

Web会議システムを導入するとなると一定のコストがかかってきます。
仕事の効率化や費用対効果に見合ったものをしっかりと見極めていきたいですね

ほとんどの製品が無料トライアルがあります。
「正直どれも使えそうな気がするし、自社に合ったものがどれかわからない」と思っている方は、まずは無料版で何種類か試してみてよさそうなら有料版で導入するのがおすすです。

今回紹介した3つのWeb会議システムも、それぞれ独自の機能や特徴を持っています。
コスト面だけでなく[使いやすさ、機能、セキュリティ面]も含めてぜひ見ていってくださいね!

 

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太郎社長

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