【解説】Web会議・オンライン会議をスムーズに進めるコツ|リモートワーク、テレワーク

ネット環境さえあれば「いつでも・どこでも」参加が可能なWeb会議。

新型コロナウイルスをきっかけにWeb会議システムを導入する企業が増えている一方、『導入してはみたもののなんか上手くいかない・やりづらい』と思っている人もいるのでないでしょうか?

そこで今回は、
Web会議でありがちな失敗スムーズに進めていくためのコツをまとめました。
ポイントを抑えて上手にWeb会議を活用していってくださいね。

Web会議でありがちな失敗

まずはじめにWeb会議失敗あるあるを紹介します。筆者自身の体験談も踏まえながら紹介していきますのでぜひ参考にされてみてください。

時間通りに始まらない

これは一般の会議や社内行事などでもあるかるかもしれませんが、

  • 開始時間の少し前に集まる人
  • 開始時間ぴったりに集まる人
  • 開始時間が少し過ぎてから集まる人

などバラバラです。

Web会議でよくあるのが、
開始ギリギリになってネット環境の接続が悪かったり、何らかのトラブルで時間通りに始まらないこと

そこの対応を待っていると結局、
「予定開始時間から10分過ぎてから始まる」そういったことがよくあります。

社外の人ならしょうがないですが、
社内でWeb会議をするときはこういった点は注意してください。

ポイント

『開始時間には参加者全員が揃っている、時間通りにWeb会議を開始できること』が基本です。

家の中や外の声がまる聞こえ

こちらもWeb会議あるあるで結構多いトラブルのひとつ。

参加者の一人がマイクをONにしたままだと、
家の中の生活音、外の雑音、キーボードを叩く音など些細な音が非常に耳障りに感じます。

さらに厄介なのが、
本人(発信者)は自覚がなくこれに気づけない、という点です。

もしWeb会議中に何か気になる音が入ってたら…

  • 発言者以外マイクを切ってもらう
  • 周りの音が入って聞きづらいことを伝える

ようにしましょう。

我慢してしまうと会議全体の質の低下にもなってしまいます。相手に伝えて改善できるものはしてもらうようにしましょう。

では次に、Web会議をスムーズに進めるためのコツを紹介していきます。

Web会議の上手な進め方

[会議前の準備][会議中][会議終盤]の3つのシーンに分けてそれぞれポイントを解説していきます。

Web会議の開始前にしておくこと

1、資料を事前に共有する

主催者は事前に資料を共有し、参加者に会議内容を把握しておいてもらいましょう。

各々が会議内容を事前に把握しておくことはスムーズに会議を進行させるコツです。

この準備作業を忘れてしまうと会議の質の低下、さらに仕事の質も下がってしまいます。

ポイント

できれば会議資料は2〜3日前には共有しておくことをオススメします。会議直前に共有しても参加者全員が間に合わないかもしれません。

2、主催者は早めに入ってスタンバイ

主催者もしくは司会進行者は、
会議開始時間の5分前には部屋に接続しておくようにしましょう。

またここで、

  • 参加者のカメラや音声の確認
  • 自分の声が聞こえているかなどの確認
  • 資料の確認

をこの時間内に済ましておくと、
スムーズに会議をスタートすることができます。

ポイント

早めに接続してきた人と雑談をして発言しやすい場づくりをしておくのもオススメです。

Web会議がはじまったら

1、できるだけカメラはONに

やはりお互いに顔を見せ合ったほうがWeb会議もスムーズに進みます。

Web会議の中には、
最初の挨拶だけ顔を合わせて、会議が始まるとカメラをOFFにして音声のみで会議することも少なくありません。

これが悪いことではありませんが、
そうするとどうしても「聞いているだけ」の人を作らせてしまったり、こっそりと別のことができる環境も作ってしまいます。

カメラをONすることによって、

  • 相手の反応を確認できる
  • コミュニケーションが豊かになる
  • 「聞いているだけ」の参加者を減らせる
  • 場への参加意識を高められる
  • 発言が増える

といったことがあります。

こういった観点からも、
[カメラのON/OFF]を参加者自身に判断させるのではなく、主催者側ではじめに決めておいた方がおすすめです。

もし自宅などで家の中の様子を知られたくない人には、「バーチャル背景」機能があるWeb会議ツールもあります。こういったものも工夫して、できるだけ顔をみて話せるように工夫していきましょう。

雑音でうるさい時は司会者側で強制的にミュートを

Web会議は音声に、
雑音やノイズ、参加していない人の声などが聞こえてしまうと非常にストレスに感じます。

もし会議の妨げになるような音が入っていることに気がついたら、司会者側で強制的にマイクをミュートにするようにしましょう。

ポイント

予め会議の始めに、『発言するとき以外はミュートにしておいてください』とアナウンスしておくのもおすすめです。始めに声かけをするだけで雑音が入ってうるさい、ということはほとんどなくなります。

全員が内容を理解しているかこまめに確認を

Web会議は対面の会議とは違い、
声が遅れて聞こえたり、複数人で打ち合わせをするときは画面が小さくなって表情も読み取りづらくなります。

Web会議では特に、

  • 自分の話しが伝わっているか
  • 「ここまでで何か疑問点はありませんか?」

とこまめに声かけをするようにしましょう。

その他にもチャット機能を使うのもおすすめです。複数人に対して意見を聞く時や疑問点などがあれば随時そこに記入していってもらいます。

そうすると、会議の進行の妨げにならず、スムーズに参加者の意見や質問を集めることができます。

ホワイトボードやチャット機能は積極的に使う

もし利用しているWeb会議ツールに、ホワイトボードやチャット機能があるのなら積極的に使っていきましょう。

なぜならWeb会議は音声だけで進行するよりも、「見て理解できるもの」があると参加者の理解も深まりやすいからです。

またチャットは参加者の意見や質問を集める以外にも、URLなどの補助情報を案内するのにも大変便利です。

こういった機能を工夫して使うことでWeb会議がより円滑に進みます。

ポイント

Web会議システムを選ぶときは、機能面もチェックしていきましょう。

Web会議の終わり方

では最後に、Web会議の終わり方について解説していきます。

内容のまとめを行う

司会進行者がWeb会議に慣れていないと、
ついつい話しが一方的になってしまったり、説明が不十分になりがちです。

一通りの議題が終わったら、ポイントをできる限り完結にまとめて振り返りをしていきましょう。

  • 会議で話しあった内容
  • 決定事項
  • 誰が何をいつまでにやるかの行動計画
  • 保留事項
  • 次回会議日程

などなど、
この時間を設けることで司会進行者と参加者との間の認識のズレをなくすことができます。

ポイント

Web会議は接続不良、音声トラブルなどで聞き逃した部分がある人もいるかもしれません。そういった人のためにも会議の振り返りは忘れずにおこないましょう。

Web会議で生産性を高めよう

今回はWeb会議をスムーズに進めるコツについて紹介していきました。

対面の会議をWebに変えるだけだと必ず失敗します。Web会議を機に、今までの会議のやり方も見直すチャンスです。

事前にWeb会議では”どういったトラブルが発生しやすいのか”、”どうしたら会議を効率化して生産性を高められるのか”を考えていきましょう!

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