【zoomの活用例】web会議ツールはこんな使い方もできる!

こんにちは!

太郎社長です。

 

オンライン上でのコミュニケーションツールといえばzoomを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか?

ミーティングや会議はもちろん、オンライン面接など様々場面で活用されています。

 

今回の記事ではzoomの具体的な活用例について取り上げます。

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こんな方は、ぜひ参考にしてみてください
・ミーティング以外でzoomを使ったことが無い
・皆がどんなふうにzoomを使っているのか知りたい
・コストの削減・業務の効率化を図りたい

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そもそもzoomとは…web会議ツールの1つ

zoomはパソコン・スマホ・タブレット…様々な端末から接続可能なオンライン会議ツールです。

通信環境さえあれば、場所を問わず画面越しに相手と対話ができるため、様々な場面で活用されています。

また、ホスト以外の参加者はアカウント登録やアプリのダウンロードは不要で参加できる手軽さがあります。

サービス自体は2013年から開始されていましたが、コロナの影響を受け2020年より急速に利用者が増えたツールです。

→zoom顧客数増加についてのデータはこちら(参考:日本経済新聞)

 

zoomは「1対1のミーテイングで使う場合」と「規模の大きな会社が複数人でミーテイングを開く場合」では、必要な機能が異なります。

そのため、無料プランと4つの有料プランが用意されており、参加する人数や開催規模・目的に合わせてプランを選択する必要があります。

 

無料版・有料版の違いがわからない、どのプランが良いかわからない方
↓↓こちらを参考にして下さい↓↓

zoom無料版・4つの有料版の違いを解説|自分に合うプランを選ぶ!

 

zoom5つの活用例

zoomの活用例を5つ紹介致します。

zoomを使ったミーティングや会議の開催はよく聞くかもしれませんが、授業や採用面接・商談までもがオンラインで実施されるケースも出てきています。

①オンラインミーティング・会議の開催

zoomの主な使用方法はオンラインミーティングや会議の開催かと思います。

リモートワークが普及し始めたため、導入されている企業や事業主の方は多いのではないでしょうか?

通信環境さえ整っていれば画面越しに対面で会話ができ、決まった時間に相手の反応を見ながら進める事ができます。

zoomの便利機能には資料共有の機能も備わっているため、オフラインでのミーテイング・会議と遜色なく開催できます。

 

②webセミナー(ウェビナー)の開催

セミナーを開催する場合に必要な場所・機材の手配・配布資料の準備が不要になります。

zoomは通信環境さえ整っていればどこからでも開催でき、スクリーンや資料の共有は画面上で行うことが可能だからです。

参加人数も、zoomのプランによっては最大1,000名まで同時参加が可能です。

オフラインで何百人という規模のセミナーを開催する場合は、場所の確保・コスト・移動時間・設営準備で膨大な時間とお金がかかりますが、zoomの場合は不要です。

また、「録画機能」があるためセミナー自体を録画することができます。

録画したデータを復習のため後から視聴したり、参加者の特典としてデータを配布することもできます。

同じ内容のセミナーを繰り返し開催する場合にも活用できます。

 

③オンライン授業の開催

基本はセミナーと同様ですが、塾や学校などで使われる板書を行う場合はzoomに備わっている「ホワイトボード」という機能を使えば代用ができます。

こちらは相手と画面共有ができ、端末上に手書きしたものを映し出す機能です。

zoomには様々な便利機能が備わっているので、ぜひ使ってみましょう。

 

↓↓zoomの便利機能についてはこちら↓↓

zoomの使い方|今さら聞けない操作方法と知っておくと便利な機能

 

便利機能は無料プランでも使えますので、上手に使いこなせれば準備物を減らすことができます。

オンライン授業開催前にあらかじめ手元に資料を配布しておきたい場合は、メールなどで事前にデータを送付しておくことをおすすめします。

 

④オンライン採用面接

場所を問わず開催できるため、交通状況に左右されずに開催できます。

また、zoomは他のweb会議ツールと比較し、接続状況が安定しているため使いやすいとも言われています。

「待機室」という機能も備わっているため、間違って他社が入室することも防止できます。

採用面接だけにとどまらず、内定者のフォローアップとしてもzoomを活用できます。

先述のセミナーや情報共有のためのウェビナーはもちろん、内定者同士のコミュニケーションを図るための場所づくりなど様々です。

特に全国規模で採用を行う大企業の場合は採用者が遠方に住んでいる場合でも、問題なく参加できるのが魅力的です。

 

⑤オンライン商談

こちらも商談に向いている場所を探す手間や移動時間が省け、効率が上がると話題になっている活用方法です。

スムーズなやり取りのため、通信環境の確保や提示する資料などがあれば事前に準備し、操作に慣れておく必要があります。

対面と同様に相手の反応が画面越しに伝わるため、様子を伺いながら話を進めることが可能です。

また、先方の許可さえあれば商談の様子を録画し、社員研修などの媒体として活用することもできますよ。

 

zoomのメリット・デメリット

コストの削減や業務効率を上げることができるzoomですが、メリット・デメリットが存在します。

この点を踏まえて、上手に活用していきましょう。

メリット

先ほどから挙げているように、コスト削減・業務の効率化が図れます。

オンライン上での開催なので、場所の確保や移動時間、機材の準備を含む設営作業がほぼ不要です。

資料もデータ上で共有出来たり、画面やホワイトボードの共有もできるため幅広い活用が可能です。

電話と異なり画面越しで会話ができるため、相手の反応を見ながら話せるのも大きなメリットです。

 

デメリット

通信環境が悪いと、話が飛んでしまったり画面が固まってしまうことがあるためスムーズな進行が難しくなります。

注意したいのは画面越しで様子は見られるものの、細かい動きは見逃されてしまう可能性があります。

オンライン商談や採用面接など相手にアプローチが必要な場合は、普段より大きめの反応やリアクションを意識した方が良いかもしれません。

また、zoomを使う場合はホスト・参加者お互いに操作が必要になります。

相手が初めてzoomを使う場合や、使い慣れていない場合であればその点を配慮し、前もって必要な操作を確認しておく必要があります。

 

まとめ

zoomは上手く活用すればコストや時間の削減に繋がり、業務の効率化が期待できます。

すでに事業主や企業の間では様々な工夫を凝らし、活用されています。

今回の例を参考に、ご自身の業務効率化を検討されてみてはいかがでしょうか?

捻出された時間やお金を別の部分に費やし、活動の幅が広がるかもしれませんよ^^

 

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